Электронный архив в «1С» упростит документооборот как внутри организации,
так и с контрагентами или ФНС.
До внедрения СЭД
Все документы хранятся в кабинете бухгалтерии. Документы последних лет стоят на полках в папках, более давние документы лежат в ящиках под столами. Чтобы получить нужный документ, надо знать тип документа и примерную дату его использования. Затем нужно прийти в бухгалтерию, отыскать нужную папку и проверить, там ли документ.В большинстве случаев далее документ нужно отсканировать и переслать по запросу.
После внедрения СЭД
Бумажные документы отсканированы и хранятся в программе. Любой сотрудник – даже из офиса в другом городе – может воспользоваться программой и найти нужный документ. Для поиска можно использовать любой из ключевых признаков, а не только те, по которым создается бумажный архив. Выбрав нужный документ, сотрудник сразу может его отправить электронно – ведь документ уже оцифрован.
Система электронного документооборота workflow и ECM-системы: система, которая координирует выполнение задач в рамках бизнес-процессов компании.
Электронная система контроля, хранения и поиска документов: в электронном архиве хранятся те же бумажные документы, но в оцифрованном виде.
Система электронного документооборота ЭДО: благодаря этой СЭД документы изначально создаются в электронном виде и подтверждаются электронными эквивалентами подписи (ЭЦП).